Sprawny obieg dokumentów w firmie dzięki dedykowanym rozwiązaniom DMS

Sprawny oraz wysoko zoptymalizowany obieg dokumentów to klucz do dobrego zarządzania przedsiębiorstwem. O jego odpowiednie zorganizowanie powinna więc zadbać każda firma pracująca na co dzień z dokumentacją. W usprawnieniu i zoptymalizowaniu obiegu dokumentów nie wystarczy jednak samo przejście na elektroniczny obieg dokumentów – niezbędne jest bowiem także wybranie oraz wdrożenie odpowiedniego systemu zarządzania dokumentacją.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Jeszcze kilkanaście lat temu praktycznie wszystkie firmy były zmuszone do korzystania z tradycyjnego obiegu dokumentów. Takie rozwiązanie polegające na przechowywaniu dokumentów wyłącznie w formie papierowej, było jednak bardzo uciążliwe, kosztowne i ryzykowne. Codzienna praca z dziesiątkami, a nawet tysiącami papierowych dokumentów stwarzała bowiem ogromne ryzyko przypadkowego zniszczenia, zgubienia lub przeoczenia pism, co negatywnie odbijało się na tempie pracy przedsiębiorstwa, wydłużało czas podejmowania istotnych decyzji, a w niektórych przypadkach mogło nawet narazić firmę na dotkliwe straty finansowe.

Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów, który wprowadza cyfryzację firmowej dokumentacji i zarządzania nią, większość z tych problemów odeszło w niepamięć. Przechowywanie dokumentacji firmowej w elektronicznej postaci wiąże się z licznymi korzyściami, które obecnie doceniają zarówno małe firmy, jak i duże, globalne przedsiębiorstwa i korporacje. Zarządzanie dokumentacją stało się bowiem łatwiejsze, dostęp do potrzebnych pism szybki i sprawny, a koszty związane z przechowywaniem oraz obiegiem dokumentów ograniczone do niezbędnego minimum. Aby skutecznie usprawnić obieg dokumentów w firmie, nie wystarczy jednak samo wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów – niezbędne jest bowiem także odpowiednio wybrane oraz dobrze dopasowane do potrzeb firmy narzędzie, które pozwoli realizować w praktyce to wymagające zadanie.

System zarządzania dokumentami jako narzędzie usprawniające obieg dokumentów w firmie

Jednym z kluczowych narzędzi w tym obszarze jest system zarządzania dokumentami, czyli Document Management System (DMS). Jest to specjalistyczne oprogramowanie biznesowe, którego główną rolą jest digitalizacja i optymalizacja jego użytkownikom pracy z dokumentacją zgromadzoną w formie elektronicznej oraz usprawnienie realizacji wszystkich procedur zarządzania nią. W zdecydowanej większości przypadków, najlepszym wyborem dla firm poszukujących idealnie dopasowanego do ich indywidualnych potrzeb oprogramowania jest dedykowane rozwiązanie klasy DMS. Jest to rozwiązanie znacznie lepsze od gotowych programów do zarządzania dokumentami lub korzystania z samodzielnie wypracowywanych i testowanych „na żywym organizmie” sposobów i nie do końca przeznaczonych do takich celów narzędzi i zasobów IT.

Dedykowane, profesjonalne rozwiązania DMS są ściśle dopasowane do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Pozwalają na usprawnienie i przyspieszenie procesów związanych z workflow (tj. przepływem zadań, informacji i dokumentacji), ułatwiają współdzielenie dokumentów między działami i poszczególnymi pracownikami oraz skutecznie eliminują ryzyko popełnienia błędów dzięki funkcjonalności idealnie dostosowanej do warunków pracy firmy. Dedykowany system zarządzania dokumentami może zostać ponadto idealnie dopasowany i zintegrowany z już istniejącymi i działającymi w firmie systemami, co znacząco ułatwia jego wdrożenie oraz pozwala uniknąć początkowego chaosu związanego z wprowadzeniem zmian, które w praktyce nie są niezbędne.

Dlaczego warto wybrać dedykowany system do zarządzania obiegiem dokumentów?

Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami są ponadto rozwiązaniami łatwo skalowalnymi i mogą obsługiwać masowe ilości dokumentów, przez co stanowią idealny wybór dla dużych przedsiębiorstw o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, które codziennie przyjmują oraz generują tysiące nowych dokumentów. Ich atutem jest także łatwa i intuicyjna obsługa, jak również standaryzacja, która pozwala szybko zapoznać się z ich rozbudowaną funkcjonalnością każdemu użytkownikowi oraz w krótkim czasie wdrożyć się w nowy sposób pracy z dokumentacją.

Ogromną zaletą renomowanych rozwiązań DMS jest także wysokie bezpieczeństwo, jakie oferują – dostęp do poszczególnych plików uzyskują jedynie użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia, co pozwala lepiej dbać o kwestie bezpieczeństwa i ochrony firmowych danych. Integralność firmowego archiwum jest natomiast zachowana dzięki systematycznie wykonywanym back-up’om danych. Wdrożenie systemu DMS pozwala na egzekwowanie w pełni zgodnych działań z obowiązującymi procedurami i politykami, co pozwala skutecznie wyeliminować ryzyko opóźnień, przeoczeń, błędów czy straty czasu.

Nowa jakość wśród rozwiązań DMS: platformy low-code do automatyzacji procesów

Wśród rozwiązań dedykowanych na szczególną uwagę zasługują przyszłościowe platformy low-code. Są to nowoczesne rozwiązania informatyczne stworzone specjalnie dla biznesu, które pozwalają nie tylko na tworzenie i obsługiwanie nowych scenariuszy procesów, ale także (w niektórych platformach dostępnych na rynku) sprawne i szybkie wdrażanie niezbędnych modyfikacji z natychmiastowym efektem. Taka funkcjonalność sprawia, że firma może dostosowywać już istniejące obiegi dokumentów do zmieniających się w czasie potrzeb.

Platformy low-code to innowacyjne systemy, do których korzystania nie jest niezbędna znajomość języków programowania – aplikacje biznesowe są bowiem tworzone w sposób wizualny, metodą drag&drop, co pozwala na ich projektowanie i doskonalenie każdemu użytkownikowi rozumiejącemu proces oraz mechanizmy workflow. Dają jednak możliwość użycia elementów kodu tam, gdzie jest to bardziej ekonomiczne i uzasadnione technicznie (np. przy bardziej zaawansowanych integracjach z innymi systemami lub wyjątkowo skomplikowanych scenariuszach biznesowych), co w szczególności docenią duże firmy i korporacje.

Co więcej, możliwości zaawansowanych platform low-code wykraczają poza funkcje stricte związane z zarządzaniem dokumentami, adresując również obszar zarządzania procesami biznesowymi i umożliwiając ich pełną digitalizację i automatyzację, z wykorzystaniem mechanizmów opartych o workflow.

Sprawny obieg dokumentów w firmie dzięki dedykowanym rozwiązaniom DMS
5 (100%) 1 vote

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *