Czy warto przeprowadzić proces digitalizacji w firmie?

Powszechne użycie internetu, dynamiczne przesyłanie danych i dzielenie się zasobami ukierunkowały również zmiany, zachodzące w firmowej dokumentacji. Aby ułatwić i usprawnić procesy, wiele firm zaczyna wdrażać proces digitalizacji. Na czym polega i jakie korzyści może przynieść przedsiębiorstwu?

Kwestia terminologii

Digitalizacja to ogół procesów, które prowadzą do transformacji materiału o charakterze analogowym w materiał cyfrowy. Takie działania obejmują przygotowanie, formatowanie, opis, zbieranie metadanych i udostępnianie. Proces może sprawiać pozory jednorodnego, ale w rzeczywistości może zachodzić w różny sposób. Wszystko zależy od tego, w jaki sposób planujemy dygitalizować. Zawsze jednak mamy do czynienia z powstaniem cyfrowego zapisu. Nierzadko można spotkać się z pewną nieścisłością dotyczącą definiowania procesów związanych z digitalizacją. Najczęściej ta nieścisłość polega na tym, że digitalizację zrównuje się z cyfryzacją. Jest to oczywiście błąd, bo zarówno w założeniu, jak i w praktyce, zjawiska te dotyczą czegoś innego. Pierwsze polega na zapisie zasobów w formacie cyfrowym, Drugie natomiast odnosi się do rozwoju usług internetowych. Cyfryzacja ma dość szerokie znaczenie, dlatego używa się tego terminu również wtedy, gdy mówimy o kompetencjach. Wzrost poziomu cyfryzacji może więc oznaczać wzrost kompetencji cyfrowych w społeczeństwie.

Digitalizacja dokumentów w firmie

Codzienne posługiwanie się plikami cyfrowymi towarzyszy w jakimś stopniu niemal każdej firmie. Aktualnie nic nie stoi na przeszkodzie, żeby umowy między firmą a jej klientami zawierać na odległość. Digitalizacja nadal jest jeszcze stosunkowo młodym zjawiskiem. Oznacza to, że większość firmowych archiwów nadal ma formę papierową. Przedsiębiorstwa, które, chociaż w części przestawiły się na elektroniczną dokumentację, doceniają takie zalety rozwiązania, jak:

  • sprawniejsze zarządzanie czasem i obowiązkami

Jeśli sporządzimy elektroniczną wersję dokumentu, bardzo łatwo możemy ją powielać i udostępniać innym. To wyraźnie przekłada się na to, w jaki sposób korzystają z niej pracownicy. W przypadku tradycyjnego archiwum konieczne jest fizyczne udanie się do zbiorów, które czasem znajdują się na innym piętrze niż biuro. Następnie trzeba ręcznie przeszukać dokumentację i odnaleźć akta, które nas interesują. Digitalizacja dokumentów znacznie ułatwia cały proces. Ta wygoda polega nie tylko na tym, że do archiwum możemy się dostać, nie wstając od biurka, ale też na tym, że mamy dostęp do pliku, nawet jeśli w tym samym czasie korzysta z niego ktoś inny.

  • sprawniejsza komunikacja z klientami

Łatwe zawieranie umów na odległość to tylko jedna, aczkolwiek dość ważna kwestia, związania z digitalizacją dokumentacji. Warto wspomnieć o komunikacji z klientem. Szybko możemy znaleźć informację, o którą pyta, lub powołać się na któryś z zapisów umowy.

  • oszczędność miejsca i bezpieczeństwo

Ta zaleta przemówi do tych przedsiębiorców, którzy odnotowują znaczne wydatki na wynajem przestrzeni biurowych. Archiwum stworzone ze zdigitalizowanych dokumentów zajmuje nieporównywalnie mniej miejsca niż archiwum stworzone z dokumentacji papierowej. Dobrze zaplanowane archiwum elektroniczne zapobiega też chaosowi i zagubieniom pojedynczych kartek.

Jak zająć się masową digitalizacją dokumentów?

Takie zdanie to duże przedsięwzięcie i wymaga określenia kompleksowego planu. Każdy dokument z archiwum papierowego trzeba będzie zeskanować, opisać, wprowadzić do systemu. Pod uwagę bierze się przy tym różnorodne kryteria, takie jak tematyka czy rok. Skrupulatność i dokładność są tutaj bardzo ważne, bo to one gwarantują, że tak stworzone archiwum będzie przyjazne w obsłudze.

Jedną z opcji, jaką ma przedsiębiorca, jest zlecenie tego czasochłonnego i złożonego procesu zewnętrznej firmie. Jednym z takich usługodawców jest Rhenus: https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/skanowanie-i-digitalizacja/. Warto poszukiwać firm z długoletnim stażem, bo są one w stanie wesprzeć nas swoim doświadczeniem, zapewnić najwyższe standardy bezpieczeństwa oraz zastosować najnowocześniejszą infrastrukturę do skanowania i digitalizacji dokumentów.

Czy warto przeprowadzić proces digitalizacji w firmie?
Rate this post

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *